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Leistungen

Archivmanagement

In Unternehmen entstehen täglich große Mengen an Informationen und Daten, die es zu schützen, zu lagern und zu managen gilt. Rechtliche und finanzielle Risiken sowie die Kosten für Archivierung und Lagerung führen dazu, dass Aktenlagerung, Aktenarchivierung und Dokumentenmanagement große Anforderungen an die Sicherheit und Verfügbarkeit Ihrer geschäftskritischen Daten stellen.

Damit Sie mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft haben, bietet Buttkereit Logistik seinen Kunden Dienstleistung statt einzelner Produkte: Von der hochsicheren Lagerung, IT-gestützten Arbeitsabläufen sowie modernster Technologie im Bereich Aktenarchivierung und Aktenmanagement erarbeiten wir maßgeschneiderte Lösungen. Damit optimieren wir Ihre Prozesse, denn Ihre Dokumente und Informationen werden von uns archiviert, geschützt und sind doch für Sie mit nur wenigen Mausklicks verfügbar.

Aktendigitalisierung

Die digitale Verfügbarkeit von Unternehmens- oder Patientenakten “just on demand” ist für viele unserer Kunden Voraussetzung für effizientes Arbeiten und nachhaltigen Erfolg. Buttkereit Logistik bietet als Full-Service Dienstleister neben Aktenlagerung, Aktenarchivierung ebenfalls Scandienstleistung an – und das zu attraktiven Preisen.

Neben der Belegaufbereitung und digitaler Archivierung großer Bestände im TIFF / PDF A Format scannen wir ebenfalls auch auf Abruf (scan on demand). Bestandskunden im Bereich der Aktenlagerung nutzen diesen Service intensiv. Hier scannen wir diejenigen Dokumente, auf die auch in Zukunft immer wieder zugegriffen wird. Dies spart unseren Kunden Kosten und entspricht unserem Selbstverständnis eines flexiblen, lösungsorientierten Scandienstleisters.

individuelle Anforderungen umsetzbar (Baukastenprinzip)
individuelle Anforderungen umsetzbar (Baukastenprinzip)
Software konvertiert Images in PDF und liefert Indexdateien im gewünschten Format
Indexierung u.a. über manuelle Eingabe, OCR oder Barcode
Reporting zur Qualitätskontrolle
Übergabe der Daten an alle gängigen DMS-Systeme, auf Datenträger oder online auf eigenem Portal
Formate: TIFF; PDF A; HL7
Röntgenfilm Digitalisierung
Digitaler Posteingang

Akten extern lagern und archivieren

Als externer Partner fügen wir uns nahtlos in Ihre Geschäftsprozesse ein. Denn eine revisionssichere und den gesetzgeberischen Vorgaben entsprechende Aktenlagerung und Aktenarchivierung sowie Bereitstellung Ihrer Daten und Dokumente ist das eine; das andere eine nahtlose Integration unserer Services in Ihre organisatorischen Abläufe.

Platzsparen durch externe sachgerechte und sichere Aktenlagerung
Ihre Dokumente und / oder Datenträger lagern wir für Sie in hochsicheren, alarm- und zugangsgesicherten Lagerhallen. Unsere regalbestückten 20 Fuß Stahlcontainer sind sowohl wasserdicht als auch hitzebeständig. Optional bieten wir ebenfalls für Aktenbestände auch Regallagerung sowie die Palettenlagerung an.
Einfach und direkt auf Akten und Dokumente zugreifen
Sie gehen bei uns immer auf Nummer sicher, denn bevor wir Ihre Akten und Dokumente manuell erfassen/digitalisieren legen wir mit Ihnen Struktur und Schlagworte fest. Anschließend können Sie jederzeit über unser Online-Aktenportal recherchieren, rund um die Uhr bestellen und, wenn nötig, liefern wir sofort. Entweder erhalten Sie die Originalunterlagen oder die digitale Version als Scan-on-demand Lösung.
Sicherheit und Service durch eigene, webbasierte Software
Der physische Schutz Ihrer Dokumente, Patientenakten, Unterlagen und Altakten liegt uns ebenso am Herzen, wie deren Erfassung, Archivierung und Aufbereitung durch unsere Mitarbeiter. Zum Einsatz kommt bei Buttkereit Logistik unser Online-Aktenportal, um die optimale Verwaltung der Aktenmengen zu gewährleisten. Auf Kundenseite bestellen autorisierte Mitarbeiter über eine SSL-verschlüsselte Verbindung. Zusätzliche Programminstallationen auf Kundenservern sind überflüssig. Darüber hinaus gehören regelmäßige Sicherheitskontrollen und Schulungen zum Arbeitsalltag unserer Mitarbeiter.
Datenschutz und Kosteneffizienz Ihrer Informationen
Wir beraten Sie dabei, den vielfältigen rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden, die mit Datenschutz und Datensicherheit verbunden sind. Ihre unternehmensspezifische Lösung und den Umsetzungsplan diskutieren wir intensiv mit Ihnen: Damit Sie sich darauf konzentrieren können, Ihre Informationen und Akten bestmöglich und kosteneffizient zu nutzen. Mit möglichst geringem Risiko. Die Software von Buttkereit Logistik zeichnet jede Aktenbewegung mit, so dass die volle Kostentransparenz gewährleistet ist.

Digitaler Posteingang

Zahlreiche Unternehmen stehen inzwischen vor der Herausforderung den digitalen Posteingang einzuführen. Die Ursache hierfür können sein:

die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
personelle Strukturveränderung in der Posteingangsbearbeitung
Schwachstellen in der Posteingangsbearbeitung sowie im Postlauf

Buttkereit Akten- & Dokumentenmanagement übernimmt im Rahmen seiner Scandienstleistung die Digitalisierung des Posteingangs. Hierbei passen wir uns den individuellen Bedürfnissen unserer Kunden an – die Dienstleistungstiefe variiert hier von der Digitalisierung ohne Sortierung bis hin zur digitalen Weiterleitung der eingescannten Post bis in die angeschlossenen Unternehmensabteilungen.

Schwachstellen bei der Posteingangsbearbeitung und / oder im Postlauf, analysieren wir mit Hilfe geeigneter Messinstrumente. Nach Aufnahme der Ist-Situation, decken wir Schwachstellen auf und sprechen Handlungsempfehlungen aus, um zukünftig eine effiziente Posteingangsbearbeitung wie auch einen effizienten Postlauf zu gewährleisten.

Online Aktenportal

Übersicht über Ihren Aktenbestand erhalten Sie ganz einfach über unser browserbasiertes Aktenerfassungs- und Bestellsystem.

Bei Bedarf passen wir die Softwareoberfläche an Ihre individuellen Wünsche an.

So individuell wie Ihre Bedürfnisse!

browserbasiertes Archivsystem für Kunden und Dienstleister zugleich
Suchmaske dynamisch und individuell veränderbar
PHP/MySQL-basiert
Im- und Export-Schnittstellen zu allen gängigen Programmen wie SAP, Excel usw.
Reports können in Excel importiert, lokal gespeichert und interne Statistiken weiterverarbeitet werden
Plattformunabhängig
keine lokale Installation notwendig
intuitive Navigation
detaillierte Rechteverwaltung
umfangreiche Reportmöglichkeiten
Dokumentation und Reporting in Real-Time via web-basiertem Aktenlogistik-Portal
gesichert wahlweise durch SSL-Verschlüsselung, VPN-Verbindung bis hin zu privatem Server mit IP-limitierten Zugriff
Online-Hilfe für Benutzer
und vieles mehr

Archivumzug

Buttkereit Logistik steht mit seinen Logistikerfahrungen und seinem kontinuierliches Wachstum für innovative Lösungen in allen Geschäftsbereichen. Seit vielen Jahren haben wir uns in den Bereichen Aktenlogistik und Aktenlagerung, Dokumenten- und Informationsmanagement nachhaltig weiterentwickelt und in IT- und Sicherheitslösungen investiert. Systematisch ziehen wir selbst größte und komplexe Archivbestände an Ihre neuen sicheren Standorte um. Die spezifische Ordnung und Systematik bleiben dabei erhalten und werden verbessert.

Überblick und Systematik erfassen
Erster Schritt einer integrierten Aktenlagerung und Archivierung ist die Erfassung der Systematik und Struktur Ihres Aktenarchivs. Ihr Archiv bildet immer auch Organisation und Abläufe Ihres Unternehmens ab, die nach einem Umzug erhalten bleiben sollen oder sich zukünftig gar noch flexibler auf Veränderungen in Ihrem Unternehmen anpassen sollten. Deshalb analysieren wir im Vorfeld genau Abläufe und Anforderungen.
Abgestimmter Logistik- und Archivplan
Transparent und übersichtlich zeigt der Umzugsplan das Vorgehen von Buttkereit Logistik, während der Lagerplan Aufschluss über Ihre zukünftige Aktenarchivierung gibt.
Sicherheit und jederzeit Zugriff auf Ihr Aktenlager und alle Archivbestände
Damit auch während des Transports und der Aufnahme am neuen Standort Systematik und Überblick jederzeit gewährleistet ist, setzen wir auf spezielle Behältnisse und die lückenlose Erfassung der Bestände. Nur wirklich autorisierte Mitarbeiter haben während des Umzugs Zugriff, denn Sicherheit von Anfang an ist für uns selbstverständlich.

Entsorgung von Dokumenten

Akten, Dokumente, Datenträger und Informationen sind bis zu ihrer endgültigen Vernichtung umfassend zu schützen. Dies ist unser Auftrag.

Damit Ihr Aktenarchiv effizient geführt wird, können Sie bei uns zu Beginn eines jeden Jahres Vorschlaglisten der zur Entsorgung anstehenden Dokumente anfordern. Nach Prüfung und Freigabe durch Ihr Unternehmen vernichten wir nach Sicherheitsstufe 3-5.

Sie entscheiden – wir entsorgen!

Partner

Seit 2006 hat Buttkereit Logistik mit drei weiteren Partnern die Firma AML Archiv- und Materiallogistik GmbH gegründet. Über ein Franchisesystem werden deutschlandweite Archivierungsprojekte nun standardisiert abgewickelt.

Ebenfalls verwalten wir auch Aktenbestände von inzwischen geschlossenen Arztpraxen. Wir freuen uns über Ihren Anruf!

Archivmanagement

Aktendigitalisierung

individuelle Anforderungen umsetzbar (Baukastenprinzip)
individuelle Anforderungen umsetzbar (Baukastenprinzip)
Software konvertiert Images in PDF und liefert Indexdateien im gewünschten Format
Indexierung u.a. über manuelle Eingabe, OCR oder Barcode
Reporting zur Qualitätskontrolle
Übergabe der Daten an alle gängigen DMS-Systeme, auf Datenträger oder online auf eigenem Portal
Formate: TIFF; PDF A; HL7
Röntgenfilm Digitalisierung
Digitaler Posteingang

Archivierungsarten

Platzsparen durch externe sachgerechte und sichere Aktenlagerung
Ihre Dokumente und / oder Datenträger lagern wir für Sie in hochsicheren, alarm- und zugangsgesicherten Lagerhallen. Unsere regalbestückten 20 Fuß Stahlcontainer sind sowohl wasserdicht als auch hitzebeständig. Optional bieten wir ebenfalls für Aktenbestände auch Regallagerung sowie die Palettenlagerung an.
Einfach und direkt auf Akten und Dokumente zugreifen
Sie gehen bei uns immer auf Nummer Sicher, denn bevor wir Ihre Akten und Dokumente manuell erfassen/digitalisieren legen wir mit Ihnen Struktur und Schlagworte fest. Anschließend können Sie jederzeit über unser Online-Aktenportal recherchieren, rund um die Uhr bestellen und, wenn nötig, liefern wir sofort. Entweder erhalten Sie die Originalunterlagen oder die digitale Version als Scan-on-demand Lösung.
Sicherheit und Service durch eigene, webbasierte Software
Der physische Schutz Ihrer Dokumente, Patientenakten, Unterlagen und Altakten liegt uns ebenso am Herz, wie deren Erfassung, Archivierung und Aufbereitung durch unsere Mitarbeiter. Zum Einsatz kommt bei Buttkereit Logistik unser Online-Aktenportal, um die optimale Verwaltung der Aktenmengen zu gewährleisten. Auf Kundenseite bestellen autorisierte Mitarbeiter über eine SSL-verschlüsselte Verbindung. Zusätzliche Programminstallationen auf Kundenservern sind überflüssig. Darüber hinaus gehören regelmäßige Sicherheitskontrollen und Schulungen zum Arbeitsalltag unserer Mitarbeiter.
Datenschutz und Kosteneffizienz Ihrer Informationen
Wir beraten Sie dabei, den vielfältigen rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden, die mit Datenschutz und Datensicherheit verbunden sind. Ihre unternehmensspezifische Lösung und den Umsetzungsplan diskutieren wir intensiv mit Ihnen: Damit Sie sich darauf konzentrieren können, Ihre Informationen und Akten bestmöglich und kosteneffizient zu nutzen. Mit möglichst geringem Risiko. Die Software von Buttkereit Logistik zeichnet jede Aktenbewegung mit, so dass die volle Kostentransparenz gewährleistet ist.

Digitaler Posteingang

Zahlreiche Unternehmen stehen inzwischen vor der Herausforderung den digitalen Posteingang einzuführen. Die Ursache hierfür können sein:

die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
personelle Strukturveränderung in der Posteingangsbearbeitung
Schwachstellen in der Posteingangsbearbeitung sowie im Postlauf

Schwachstellen bei der Posteingangsbearbeitung und / oder im Postlauf, analysieren wir mit Hilfe geeigneter Meßinstrumente. Nach Aufnahme der Ist-Situation, decken wir Schwachstellen auf und sprechen Handlungsempfehlungen aus, um zukünftig eine effiziente Posteingangsbearbeitung wie auch einen effizienten Postlauf zu gewährleisten.

Onlineportal

Übersicht über Ihren Aktenbestand erhalten Sie ganz einfach über unser browserbasiertes Aktenerfassungs- und Bestellsystem.

Bei Bedarf passen wir die Softwareoberfläche an Ihre individuellen Wünsche an.

So individuell wie Ihre Bedürfnisse!

browserbasiertes Archivsystem für Kunden und Dienstleister zugleich
Suchmaske dynamisch und individuell veränderbar
PHP/MySQL-basiert
Im- und Export-Schnittstellen zu allen gängigen Programmen wie SAP, Excel usw.
Reports können in Excel importiert, lokal gespeichert und interne Statistiken weiterverarbeitet werden
Plattformunabhängig
keine lokale Installation notwendig
intuitive Navigation
detaillierte Rechteverwaltung
umfangreiche Reportmöglichkeiten
Dokumentation und Reporting in Real-Time via web-basiertem Aktenlogistik-Portal
Gesichert wahlweise durch SSL-Verschlüsselung, VPN-Verbindung bis hin zu privatem Server mit IP-limitierten Zugriff
Online-Hilfe für Benutzer
und vieles mehr

Archivumzug

Buttkereit Logistik ist steht mit seinen Logistikerfahrungen und seinem kontinuierliches Wachstum für innovative Lösungen in allen Geschäftsbereichen. Seit vielen Jahren haben wir uns in den Bereichen Aktenlogistik und Aktenlagerung, Dokumenten- und Informationsmanagement nachhaltig weiterentwickelt und investiert in IT und Sicherheitslösungen. Systematisch ziehen wir selbst größte und komplexe Archivbestände an Ihre neuen sicheren Standorte. Die spezifische Ordnung und Systematik bleiben dabei erhalten und werden verbessert.

Überblick und Systematik erfassen
Erster Schritt einer integrierten Aktenlagerung und Archivierung ist die Erfassung der Systematik und Struktur Ihres Aktenarchivs. Ihr Archiv bildet immer auch Organisation und Abläufe Ihres Unternehmens ab, die nach einem Umzug erhalten bleiben sollen oder sich zukünftig gar noch flexibler auf Veränderungen in Ihrem Unternehmen anpassen sollten. Deshalb analysieren wir im Vorfeld genau Abläufe und Anforderungen.
Abgestimmter Logistik- und Archivplan
Transparent und übersichtlich zeigt der Umzugsplan das Vorgehen von Buttkereit Logistik, während der Lagerplan Aufschluss über Ihre zukünftige Aktenarchivierung gibt.
Sicherheit und jederzeit Zugriff auf Ihr Aktenlager und alle Archivbestände
Damit auch während des Transports und der Aufnahme am neuen Standort Systematik und Überblick jederzeit gewährleistet ist, setzen wir auf spezielle Behältnisse und die lückenlose Erfassung der Bestände. Nur wirklich autorisierte Mitarbeiter haben während des Umzugs Zugriff, denn Sicherheit von Anfang an ist für uns selbstverständlich.

Aktenvernichtung

Entsorgung von Dokumenten

Akten, Dokumente, Datenträger und Informationen sind bis zu ihrer endgültigen Vernichtung umfassend zu schützen. Dies ist unser Auftrag.

Sie entscheiden – wir entsorgen!

Partner

Ebenfalls verwalten wir auch Aktenbestände von inzwischen geschlossenen Arztpraxen. Wir freuen uns über Ihren Anruf!